તમે આર્કિટેક્ટ (The Architect) છો.

ઓળખ

તમે સિસ્ટમ્સ ડિઝાઇન કરો છો. માત્ર તમે જે કામ કરો છો તે નહીં — કામ જે રીતે થાય છે તે રીત. તમે વર્કફ્લો વિશે વિચારો છો, નિર્ણયો કેવી રીતે ક્રમશઃ આગળ વધે છે તે વિશે, કઈ ભૂમિકાઓ અસ્તિત્વમાં હોવી જોઈએ અને દરેક ભૂમિકા શા માટે જવાબદાર હોવી જોઈએ તે વિશે. જ્યારે તમે કોઈ સંસ્થા, પ્રોજેક્ટ, ટીમ તરફ જુઓ છો, ત્યારે તમે એવું માળખું જુઓ છો જે તે પ્રવૃત્તિ ઉત્પન્ન કરે છે — માત્ર પ્રવૃત્તિને જ નહીં. સામાન્ય રીતે સિસ્ટમનું એક કલાક અવલોકન કર્યા પછી તમે કહી શકો છો કે અડચણો ક્યાં છે અને મૂળ ગોઠવણ શું ખોટું કરી રહી છે.

તમે તમારી પોતાની સિસ્ટમ્સ બનાવી છે. કદાચ એક નાની ઓપરેટિંગ કંપની, કદાચ દસ્તાવેજીકૃત પ્રેક્ટિસ, કદાચ કોઈ સંસ્થા અથવા સમુદાય જેનું માળખું સ્પષ્ટ હોય. તમારી સમજણ હવે એવા અમૂર્ત સ્તરે કાર્ય કરે છે જ્યાં તમે તમારી કારકિર્દીના શરૂઆતના સમયમાં પહોંચી શક્યા ન હોત. હવે તમે સિસ્ટમની અંદર કામ નથી કરતા — તમે તેમના પર કામ કરી રહ્યા છો. તમારી વિચારસરણી એક સ્તર ઉપર પહોંચી ગઈ છે.

આ બૌદ્ધિક રીતે સંતોષકારક છે. તે એક ખાસ રીતે જોખમી પણ છે જેનો પદ્ધતિ ઉલ્લેખ કરે છે: માળખાકીય સુંદરતા (structural elegance) કાર્યકારી વાસ્તવિકતા (operational reality) નું સ્થાન લેવાનું શરૂ કરી શકે છે. તમે કાગળ પર, આકૃતિઓમાં, કાળજીપૂર્વક ક્રમબદ્ધ ફ્લોચાર્ટમાં જે સિસ્ટમ્સ ડિઝાઇન કરો છો, તે લોકો ખરેખર કેવી રીતે કામ કરે છે તેના સંપર્કમાં આવતા હંમેશા ટકી શકતી નથી. ડિઝાઇન કરેલી સિસ્ટમ અને કાર્યકારી વાસ્તવિકતા વચ્ચેની આ અસંગતતા તમારાથી જોઈએ તેના કરતા લાંબા સમય સુધી અદ્રશ્ય રહી શકે છે, કારણ કે તમે તેના ઉપયોગને બદલે ડિઝાઇન પર નજર રાખી રહ્યા છો.

મૂળભૂત પ્રક્રિયા

પદ્ધતિ આર્કિટેક્ટને માળખાકીય રીતે મહત્વપૂર્ણ સ્થાન ધરાવનાર તરીકે દર્શાવે છે — એવો વ્યવસાયિક જેની સમજણ હવે સિસ્ટમના સ્તરે મોટો લાભ (leverage) પેદા કરે છે. આ એવું સ્તર છે જ્યાં ગોઠવણમાં નાના હસ્તક્ષેપ પરિણામો પર બહુ મોટી અસર ઉત્પન્ન કરે છે. સારી રીતે ડિઝાઇન કરેલી સિસ્ટમ તેમાં કામ કરતા દરેક વ્યક્તિની કાર્યક્ષમતા અનેકગણી વધારી શકે છે. ખરાબ રીતે ડિઝાઇન કરેલી સિસ્ટમ સક્ષમ લોકોના પ્રયત્નોને અનિશ્ચિત સમય સુધી ખતમ કરી શકે છે.

અહીં સૌથી વધુ સક્રિય પૂર્વગ્રહ તમારી પોતાની રચનાઓ પર લાગુ પડતી કાર્યાત્મક સ્થિરતા (functional fixedness) છે — એક જ ગોઠવણને સાચી ગોઠવણ તરીકે માની લેવાની અને સિસ્ટમ ઘર્ષણ પેદા કરી રહી હોય ત્યારે પણ સુધારાનો વિરોધ કરવાની વૃત્તિ. સિસ્ટમ ડિઝાઇન કરવામાં ઘણો સમય રોકનાર આર્કિટેક્ટ પાસે ડિઝાઇનનો બચાવ કરવાનું એક શક્તિશાળી મનોવૈજ્ઞાનિક કારણ હોય છે. IKEA અસર (તમે જાતે જે બનાવ્યું છે તેનું વધુ પડતું મૂલ્ય આંકવું) અને પ્રયત્નનું વાજબીપણું (તમે કંઈક બનાવવા માટે જેટલું વધુ સહન કર્યું હોય, તેટલું તમે તેનું વધુ મૂલ્ય આંકશો) મુશ્કેલીમાં વધારો કરે છે. જે સિસ્ટમ હવે કામ નથી કરતી તે વર્ષો સુધી ચાલુ રહી શકે છે કારણ કે તેને છોડી દેવાથી તે પેદા કરનારા પ્રયત્નો નકામા થઈ જશે.

તેના સિસ્ટમ-ડિઝાઇન સ્વરૂપમાં જ્ઞાનનો શ્રાપ (curse of knowledge) પણ છે. તમે દરેક પસંદગીને વાજબી ઠેરવતા સિદ્ધાંતો સમજીને સિસ્ટમ ડિઝાઇન કરી છે. તેમાં કામ કરતા લોકોને હંમેશા તે સમજણ હોતી નથી. તેઓ તર્ક વિના માળખાને અનુસરે છે, જેનો અર્થ છે કે અસામાન્ય કિસ્સાઓ અને અનુકૂલનો જેને તમે સહજ રીતે સંભાળી શક્યા હોત તે એવા ઘર્ષણના બિંદુઓ બની જાય છે જેને સમાવી લેવા માટે સિસ્ટમ ડિઝાઇન કરવામાં આવી નહોતી. જે સિસ્ટમ તેના ડિઝાઇનરને અર્થપૂર્ણ લાગે છે તે તેના વપરાશકર્તાઓ માટે અસ્પષ્ટ હોઈ શકે છે — અને ડિઝાઇનર ઘણીવાર તેમની પોતાની સ્પષ્ટતાની અંદરથી એ અસ્પષ્ટતા જોઈ શકતા નથી.

તણાવ

તમે જે તણાવમાંથી પસાર થાઓ છો તે માળખાકીય સુંદરતા અને કાર્યકારી વાસ્તવિકતા વચ્ચેનો છે. સુંદરતા કહે છે: આ ગોઠવણ આંતરિક રીતે સુસંગત, તર્કબદ્ધ અને સૈદ્ધાંતિક રીતે ઉત્તમ છે. વાસ્તવિકતા કહે છે: જ્યારે સિસ્ટમ ચાલે છે ત્યારે લોકો ખરેખર આ કરે છે, અને તેઓ હંમેશા ડિઝાઇન દ્વારા ધારવામાં આવેલી રીતે વર્તતા નથી. જે આર્કિટેક્ટ વાસ્તવિકતા કરતાં સુંદરતાને વિશેષાધિકાર આપે છે તે સુંદર સિસ્ટમ્સ બનાવે છે જેનો કોઈ ઉપયોગ કરી શકતું નથી. જે આર્કિટેક્ટ સુંદરતા કરતાં વાસ્તવિકતાને વિશેષાધિકાર આપે છે તે અવ્યવસ્થિત સિસ્ટમ્સ બનાવે છે જે કામ તો કરે છે પરંતુ તેને વધારી શકાતી નથી કે હસ્તાંતરિત કરી શકાતી નથી.

આ બંનેની વચ્ચે જ પરિપક્વ સિસ્ટમ્સ ડિઝાઇન રહેલી છે — અને તેને બંને ખેંચાણો વચ્ચે સતત સંતુલન જાળવવાની જરૂર હોય છે. પદ્ધતિનો જવાબ એકને બીજા કરતાં પસંદ કરવાનો નથી પરંતુ વાસ્તવિકતાની કસોટી પર સુંદરતાને વારંવાર પારખવાનો છે, અને જ્યાં વાસ્તવિકતા સિદ્ધાંતનું પાલન કરવાનો ઇનકાર કરે ત્યાં ડિઝાઇનમાં સુધારો કરવાનો છે.

ભેટ

તમારી પાસે જે છે અને જે વ્યાવસાયિક કાર્ય-સ્તરના અમલીકરણમાં અટવાયેલો છે તેની પાસે નથી, તે લાભ (leverage) છે. સારી રીતે ડિઝાઇન કરેલી સિસ્ટમ એવું મૂલ્ય પેદા કરે છે જે તેને જાળવવા માટે જરૂરી પ્રયત્નો કરતાં વધી જાય છે. સિસ્ટમ ડિઝાઇન પર તમે વિતાવેલો સમય સિસ્ટમના સમગ્ર જીવન દરમિયાન અનેકગણા વધુ કલાકો પાછા આપે છે — તમારા માટે અને તેની અંદર કામ કરતા દરેક માટે. સોંપણીની પ્રગતિના સ્તર 4 પહેલા ઉપલબ્ધ આ સર્વોચ્ચ સ્વરૂપનો લાભ છે, અને તે જ છે જે મોટા પાયે વિસ્તરી શકતી સંસ્થાઓને માત્ર વૃદ્ધિ પામતી સંસ્થાઓથી અલગ કરે છે.

જ્યારે તમે ડિઝાઇન કરેલી સિસ્ટમ્સ તેમાં કામ કરતા લોકો માટે સુવાચ્ય (legible) પણ હોય ત્યારે આ ભેટ બહુવિધ રીતે વધે છે. સુવાચ્યતા વિનાની સુંદરતા એવી ચતુરાઈભરી વસ્તુઓ પેદા કરે છે જેને કોઈ વિસ્તૃત કરી શકતું નથી. સુવાચ્યતા સાથેની સુંદરતા એવું ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર પેદા કરે છે જેના પર ક્ષેત્ર નિર્માણ કરી શકે છે.

આગલું પગલું

આગામી 14 દિવસોમાં, તમારી કોઈ એક સિસ્ટમનું પરીક્ષણ એવી વ્યક્તિ સાથે કરો જે તમારા સંદર્ભથી પરિચિત ન હોય. કોઈ એવી વ્યક્તિ શોધો — કોઈ નવો કર્મચારી, બહારનો સલાહકાર, નજીકના ક્ષેત્રનો કોઈ સહકર્મી — અને તેમને માત્ર તમારા દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ કરીને સિસ્ટમ ચલાવવાનો પ્રયાસ કરવા દો. જુઓ તેઓ ક્યાં અટવાય છે. તેઓ કયા પ્રશ્નો પૂછે છે તેની નોંધ લો. તમે ડિઝાઇનમાં એવી કઈ ધારણાઓ મૂકી હતી જે તેઓ શેર કરતા નહોતા તેની નોંધ લો. સમજાવવા માટે વચ્ચે કૂદી પડશો નહીં. ડિઝાઇનનો બચાવ કરશો નહીં. સિસ્ટમ ક્યાં હસ્તાંતરણ કરવામાં નિષ્ફળ જાય છે તેનું માત્ર અવલોકન કરો.

મોટાભાગના આર્કિટેક્ટ્સ આ પગલામાં જે જાળમાં ફસાય છે તે હસ્તાંતરણની નિષ્ફળતાઓને વપરાશકર્તાની નિષ્ફળતા તરીકે અર્થઘટન કરવાનું છે. વપરાશકર્તા સિસ્ટમને સમજી શક્યો નહીં કારણ કે તેઓ પૂરતા સક્ષમ ન હતા, પૂરતા પ્રોત્સાહિત ન હતા, ડોમેનથી પૂરતા પરિચિત ન હતા. આ ક્યારેક સાચું હોય છે અને લગભગ હંમેશા આંશિક રીતે ખોટું હોય છે. હસ્તાંતરણની નિષ્ફળતા એ સિસ્ટમ વિશેની નિદાનાત્મક માહિતી છે. જો સિસ્ટમને ચલાવવા માટે એવા સંદર્ભની જરૂર હોય જે સ્પષ્ટ ન કર્યો હોય, તો સિસ્ટમ અપૂર્ણ છે — ભલે ડિઝાઇન આંતરિક રીતે સુંદર હોય. જે કામ કરવાનું છે તે પરીક્ષણમાં જે બહાર આવ્યું તેના આધારે સિસ્ટમને અપડેટ કરવાનું છે, નહીં કે પરીક્ષણ કરનાર વિશેના તમારા દૃષ્ટિકોણને અપડેટ કરવાનું.

તમારા મફત મૂલ્યાંકનમાંથી આ એક પગલું છે. સંપૂર્ણ વ્યક્તિગત પ્રોફાઇલ (Personal Profile) તમારો છ-ક્ષેત્રનો સંસાધન નકશો દર્શાવે છે જેમાં એ વાત પર ધ્યાન આપવામાં આવે છે કે શું તમારું સિસ્ટમ-નિર્માણ લાભ પેદા કરી રહ્યું છે કે પ્રયત્નો ખતમ કરી રહ્યું છે, હસ્તાંતરિત કરી શકાય તેવા ધોરણો સાબિત થયેલ પ્રભાવ (Demonstrated Impact) ને મોટા પાયે કેવી રીતે અસર કરે છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરતા તમારા વિશ્વાસનું સૂત્ર (Trust Formula) નો સ્કોર, આર્કિટેક્ટના તબક્કા માટે પૂર્વગ્રહ-વિશિષ્ટ ચેતવણીઓ (કાર્યાત્મક સ્થિરતા, IKEA અસર, જ્ઞાનનો શ્રાપ, અહીં-નહીં-શોધાયેલ સિન્ડ્રોમ), અને 90-દિવસની શ્રેણી જે એક હસ્તાંતરણ પરીક્ષણને તમે બનાવેલી સિસ્ટમ્સની પદ્ધતિસર રીતે દબાણ-ચકાસણી કરવાની પ્રક્રિયામાં ફેરવે છે. જો એક જ પગલું ઉપયોગી છે, તો સંપૂર્ણ નિદાન એ છે જ્યાં ખરેખરું કામ થાય છે.