तुम्ही आहात 'जबाबदारी सोपवणारे' (The Delegator).

ओळख (The Recognition)

तुम्ही अंमलबजावणीचे काम इतरांकडे सोपवण्यास (transferring) सुरुवात केली आहे. कदाचित एखादा सहाय्यक (assistant), कदाचित एक छोटी टीम, कदाचित तुमच्यासाठी विशिष्ट प्रकारचे काम करणारे कंत्राटदार (contractors). काम तुमच्या हातून जात आहे. तुम्ही आता वैयक्तिकरित्या प्रत्येक काम करत नाही आहात. बाहेरून पाहताना, ही प्रगती वाटते. पण आतून, हे अधिक गुंतागुंतीचे आहे.

तुम्ही सोपवलेल्या कामावर सतत पाळत (shadow) ठेवता. तुम्ही कामाचा परिणाम (output) खूप वारंवार तपासता. ज्या गोष्टींची दुरुस्ती करण्याची गरज नसावी त्या गोष्टी तुम्ही दुरुस्त करता. जेव्हा दुसरे कोणी काम तयार करते आणि ते तुमच्या अपेक्षेप्रमाणे नसते, तेव्हा तुम्ही स्वतःच ते पुन्हा लिहायला घेता — ते काम अगदी पुरेसे (adequate) असले तरीही. मानके (standards) अद्याप प्रामुख्याने तुमच्या डोक्यातच आहेत, याचा अर्थ असा की सोपवलेल्या प्रत्येक कामासाठी तुम्हाला अशा निकषांच्या आधारे मूल्यांकन करावे लागते जे तुम्ही अद्याप स्पष्ट केलेले नाहीत. हे थकावणारे आहे. यामुळे एका विशिष्ट प्रकारचे अपयशही येते: ज्याच्यावर काम सोपवले आहे तो (delegate) प्रत्यक्षात स्वायत्तता (autonomy) विकसित करू शकत नाही, कारण स्वायत्तता विकसित करण्यासाठी आवश्यक असलेले निकष त्याच्यापर्यंत हस्तांतरित (transmitted) झालेले नसतात.

तुमच्या कदाचित हे लक्षात आले असेल की जबाबदारी सोपवल्यामुळे तुमचा अपेक्षित वेळ वाचत नाहीये. प्रत्यक्ष काम न केल्यामुळे जे तास वाचतात, त्यातील काही तास सोपवलेल्या कामाचे पुनरावलोकन (reviewing) करण्यात, दुरुस्ती करण्यात, संवाद साधण्यात आणि ते काम पुन्हा नव्याने करण्यात (rebuilding) खर्ची पडतात. यातील काही भाग हा जबाबदारी सोपवण्याची पायाभूत सुविधा उभारण्यासाठी लागणारी सामान्य किंमत आहे. तर काही भाग हा तुम्ही ज्या प्रणालीची उभारणी करत आहात त्यावर अजूनही विश्वास न ठेवण्याचा सापळा आहे.

मूलभूत यंत्रणा (The Underlying Mechanic)

कार्यपद्धतीत जबाबदारी सोपवण्याच्या प्रगतीचे (delegation progression) चार स्तरांच्या मार्गावर वर्णन केले आहे: स्तर १ (तुम्ही सर्वकाही करता), स्तर २ (तुम्ही महत्त्वाची कामे करता, नेहमीची कामे सोपवता), स्तर ३ (तुम्ही मानके निश्चित करता आणि परिणामांचे पुनरावलोकन करता), स्तर ४ (तुम्ही इतरांची समज विकसित करता). 'जबाबदारी सोपवणारा' हा स्तर २ आणि स्तर ३ च्या सीमेवर असतो. कामाचे हस्तांतरण सुरू झालेले असते. पण मानकांचे हस्तांतरण अद्याप पूर्णपणे झालेले नसते. याचा परिणाम असा होतो की जबाबदारी सोपवल्याने काम (output) मिळते, परंतु स्वायत्त काम मिळत नाही — प्रत्येक पुनरावृत्तीला (iteration) अजूनही तुमच्या मूल्यांकनाची आवश्यकता असते.

येथे सर्वात सक्रिय असणारा पूर्वग्रह म्हणजे 'अपरिहार्यतेचा भ्रम' (illusion of indispensability), जो स्वतःलाच बळकटी देणारा (self-reinforcing) असतो. जो 'जबाबदारी सोपवणारा' खूप जवळून पाळत (shadows) ठेवतो तो प्रतिनिधीला (delegate) कधीही विकसित होऊ देत नाही. हा विकासाचा अभाव 'जबाबदारी सोपवणाऱ्या'च्या या विश्वासाला दुजोरा देतो की कामात त्याचा थेट सहभाग आवश्यक आहे. हा विश्वास अधिक पाळत ठेवण्याचे समर्थन करतो. पाळत ठेवल्यामुळे विकासात अडथळा येतो. हे चक्र चालूच राहते, आणि 'जबाबदारी सोपवणारा' — चुकीच्या पद्धतीने — असा निष्कर्ष काढतो की खऱ्या अर्थाने जबाबदारी सोपवणे अद्याप शक्य नाही.

यात एक छुपा धोकाही असतो: नियंत्रण पूर्वग्रह (control bias). 'जबाबदारी सोपवणारा' पाळत ठेवण्याचे कारण काही प्रमाणात गुणवत्तेशी आणि काही प्रमाणात ओळखीशी (identity) संबंधित असते. हे काम अभिमानाचे आणि अर्थपूर्णतेचे स्रोत राहिलेले असते. दुसऱ्या कोणाला तरी ते काम अपूर्णपणे करताना पाहणे हे गुणवत्तेच्या समस्येच्या पलीकडे जाऊन अस्वस्थ करणारे असते. या अस्वस्थतेमुळे अति-सहभाग (over-involvement) निर्माण होतो, जो जबाबदारी सोपवण्याच्या प्रक्रियेला यशस्वी होण्यापासून रोखतो. हा कोणताही व्यक्तिमत्त्वातील दोष (personality flaw) नाही. तुमच्या अस्तित्वाचा भाग असलेल्या कामाला सोडून देण्याची ती एक संरचनात्मक अडचण आहे.

तणाव (The Tension)

तुम्ही ज्या तणावाचा सामना करता तो विश्वास आणि नियंत्रण यामधील असतो. प्रगल्भपणे जबाबदारी सोपवण्याच्या प्रक्रियेत ते खऱ्या अर्थाने एकमेकांच्या विरोधात नसतात — चांगल्या प्रकारे बांधलेली प्रणाली विश्वासार्ह काम निर्माण करते ज्यावर खूप जास्त देखरेख ठेवण्याची आवश्यकता नसते. परंतु सुरुवातीच्या टप्प्यात, मानकांचे दस्तावेजीकरण (documented) होण्यापूर्वी आणि प्रतिनिधींनी त्या मानकांशी जुळवून घेण्यापूर्वी (calibrated), तुम्हाला एक निवड करावी लागते. खूप लवकर विश्वासाची निवड केली, तर कामाचे नुकसान होते. खूप काळ नियंत्रणाची निवड केली, तर जबाबदारी सोपवण्याची प्रक्रिया कधीही परिपक्व (mature) होत नाही.

कार्यपद्धतीचे यावर उत्तर हे आहे की मानके (standards) लिहून काढा आणि थेट देखरेखीने जे काम केले आहे ते काम त्या मानकांना करू द्या. जेव्हा निकष स्पष्ट असतात आणि उदाहरणे स्पष्टीकरणासह (annotated) दिलेली असतात, तेव्हा तुम्ही वापरता त्याच मानकांच्या आधारे प्रतिनिधी स्वतःचे मूल्यांकन करू शकतो. तुमची भूमिका प्रत्येक उदाहरणाचे मूल्यांकन करण्यावरून मानके लागू केली जात आहेत की नाही याची खात्री करण्याकडे वळते. हा स्तर २ कडून स्तर ३ कडे जाणारा संरचनात्मक बदल (structural move) आहे, आणि हाच तो बदल आहे जो 'जबाबदारी सोपवणाऱ्या'ने सर्वात आधी करणे आवश्यक आहे.

देणगी (The Gift)

एकदा का प्रणालीमध्ये विश्वास निर्माण झाला की, तुम्हाला जी गोष्ट मिळते ती म्हणजे क्षमतेची वाढ (capability multiplication). तुमची अंतर्दृष्टी (insight), जर योग्य प्रकारे हस्तांतरित केली, तर ती अंमलबजावणीच्या अनेक प्रवाहांना (streams) मार्गदर्शन करू शकते. तुमचा निर्णय (judgment) प्रत्येक प्रकल्पात तुमच्या थेट सहभागाशिवाय अनेक प्रकल्पांमधील चुका टाळू शकतो. तुमची कार्यपद्धती ओळखण्याची (pattern recognition) क्षमता इतरांच्या शिकण्याला गती देऊ शकते, ज्यामुळे प्रत्येक कामात तुमच्या वैयक्तिक सहभागावर पूर्णपणे अवलंबून राहण्याऐवजी वेळेनुसार टीमची क्षमता वाढत जाते.

कार्यपद्धती सुरुवातीपासूनच याच प्रभावाकडे (leverage) निर्देश करत आहे. वैयक्तिक अंमलबजावणीमुळे तुमचा प्रभाव तुमच्या वेळेच्या मर्यादेत राहतो. योग्य प्रकारे सोपवलेली जबाबदारी ही मर्यादा काढून टाकते. जो 'जबाबदारी सोपवणारा' हा अडथळा पार करतो तो असा व्यावसायिक बनतो ज्याची समज इतरांच्या कामातून चक्रवाढीने वाढत जाते — आणि ज्याचा प्रभाव त्याचे स्वतःचे हात जेवढे निर्माण करू शकतील त्यापेक्षा कितीतरी अधिक पटीने वाढतो.

पुढचे पाऊल (The Next Move)

पुढील १४ दिवसांत, सोपवलेल्या एका कामासाठी 'चार स्तर' (Four Layers) लिहा आणि त्यानंतर पुढच्या पुनरावृत्तीला (iteration) जाऊ द्या. स्पष्टपणे दस्तावेजीकरण करा: पूर्ण झालेले काम कसे दिसते? कशामुळे ते चांगले विरुद्ध पुरेसे विरुद्ध वाईट बनते? ते महत्त्वाचे का आहे? यामध्ये नेहमीचे सापळे कोणते आहेत? त्यानंतर, जेव्हा त्या कामाची पुढची पुनरावृत्ती येते, तेव्हा तुमच्या डोक्यात असलेल्या आवृत्तीऐवजी लिखित मानकांच्या आधारे त्याचे मूल्यांकन करा. जर ते लिखित मानकांची पूर्तता करत असेल, तर ते स्वीकारार्ह आहे — जरी तुम्ही ते थोडे वेगळ्या पद्धतीने केले असते तरीही. विशेषतः जर तुम्ही ते थोडे वेगळ्या पद्धतीने केले असते तेव्हाही.

या पावलावर बहुतेक 'जबाबदारी सोपवणारे' याच सापळ्यात अडकतात की काम लिखित मानकांशी जुळत असूनही ते पुन्हा नव्याने (rewrite) करतात. यासाठी दिले जाणारे स्पष्टीकरण सहसा असे असते की मानकांमध्ये काही महत्त्वाच्या विशिष्ट गोष्टींचा समावेश नव्हता. जर ते खरे असेल, तर मानके अद्ययावत (update) करा — गुपचूप ते काम पुन्हा नव्याने करू नका. मानके म्हणजे करार (contract) असतो. जर करार अपुरा असेल, तर करारात सुधारणा करा. तुमच्या स्वतःच्या वेळेत ती तफावत (gap) भरून काढून त्या कराराचे उल्लंघन करू नका.

तुमच्या मोफत मूल्यांकनातील हे एक पाऊल आहे. संपूर्ण वैयक्तिक प्रोफाइल (Personal Profile) तुम्हाला तुमचा सहा-क्षेत्रीय संसाधन नकाशा ज्यामध्ये तुम्ही सोपवलेली जबाबदारी विविध पैलूंमध्ये फायदा (surplus) निर्माण करत आहे की छुपी तूट (deficit) निर्माण करत आहे याकडे लक्ष वेधले जाते, मानके हस्तांतरित होत असताना सोपवलेले काम तुमच्या 'सिद्ध केलेला प्रभाव' (Demonstrated Impact) आणि 'सातत्यपूर्ण सुसंगती'वर (Consistent Alignment) कसा परिणाम करते यावर लक्ष केंद्रित करणारे तुमचे 'विश्वास सूत्र' (Trust Formula) गुण, 'जबाबदारी सोपवणाऱ्या'च्या टप्प्यासाठी पूर्वग्रह-विशिष्ट इशारे (अपरिहार्यतेचा भ्रम (illusion of indispensability), नियंत्रण पूर्वग्रह (control bias), ज्ञानाचा शाप (curse of knowledge), विशेषता त्रुटी (attribution errors)), आणि पहिल्या 'चार स्तर' (Four Layers) दस्तऐवजाचे अनेक कामांसाठी एका कार्यरत प्रतिनिधी प्रणालीत (functioning delegation system) रूपांतर करणारा ९० दिवसांचा क्रम दर्शवते. जर एक पाऊल उपयुक्त वाटत असेल, तर खऱ्या कामाला प्रत्यक्ष संपूर्ण निदानातून (diagnostic) सुरुवात होते.