તમે સોંપણી કરનાર (The Delegator) છો.

ઓળખ

તમે અમલીકરણ અન્ય લોકોને સોંપવાનું શરૂ કર્યું છે. કદાચ કોઈ મદદનીશને, કદાચ નાની ટીમને, અથવા કદાચ એવા કોન્ટ્રાક્ટરોને જે તમારા માટે ચોક્કસ પ્રકારના કામ કરે છે. કામ તમારા હાથમાંથી જઈ રહ્યું છે. હવે તમે વ્યક્તિગત રીતે દરેક કાર્યનું અમલીકરણ કરી રહ્યા નથી. બહારથી જોતાં આ પ્રગતિ જેવું લાગે છે. અંદરથી જોતાં તે વધુ જટિલ છે.

તમે સોંપેલા કામ પર સતત નજર રાખો છો. તમે પરિણામ વારંવાર તપાસો છો. તમે એવી વસ્તુઓ સુધારો છો જેને કદાચ સુધારવાની જરૂર નહોતી. તમે તમારી જાતને બીજા કોઈએ બનાવેલા કામને ફરીથી લખતા પકડી લો છો કારણ કે તે તમે જે રીતે કર્યું હોત તેવું નહોતું — ભલે તેમણે બનાવેલું સંસ્કરણ સંપૂર્ણપણે પૂરતું હોય. ધોરણો હજુ પણ મુખ્યત્વે તમારા મગજમાં જ રહે છે, જેનો અર્થ છે કે દરેક સોંપાયેલા કાર્યમાં તમારે પરિણામનું મૂલ્યાંકન એવા માપદંડો સામે કરવું પડે છે જેને તમે સ્પષ્ટ કર્યા નથી. આ થકવી નાખનારું છે. તે એક ખાસ પ્રકારની નિષ્ફળતા પણ પેદા કરે છે: જેને કામ સોંપવામાં આવ્યું છે તે ખરેખર સ્વાયત્તતા વિકસાવતો નથી, કારણ કે સ્વાયત્તતા વિકસાવવા માટે તેમને જે માપદંડોની જરૂર છે તે હસ્તાંતરિત કરવામાં આવ્યા નથી.

તમે કદાચ નોંધ્યું હશે કે તમારી સોંપણી હજુ સુધી તમારો એટલો સમય બચાવી રહી નથી જેટલી તમે અપેક્ષા રાખી હતી. કામ ન કરવાથી તમે જે કલાકો મુક્ત કરો છો તેમાંથી કેટલાક કલાકો તમે સોંપેલી વસ્તુઓની સમીક્ષા કરવામાં, સુધારવામાં, વાતચીત કરવામાં અને ફરીથી બનાવવામાં ખર્ચાઈ જાય છે. આમાંનું થોડુંક તો સોંપણીનું ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર બનાવવાની સામાન્ય કિંમત છે. અને થોડુંક એ સિસ્ટમ પર હજુ સુધી વિશ્વાસ ન કરવાની જાળ છે જે તમે બનાવવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો.

મૂળભૂત પ્રક્રિયા

પદ્ધતિ સોંપણીની પ્રગતિને ચાર-સ્તરના માર્ગ તરીકે વર્ણવે છે: સ્તર 1 (તમે બધું જાતે કરો છો), સ્તર 2 (તમે જટિલ કાર્યો કરો છો, નિયમિત કાર્યો સોંપો છો), સ્તર 3 (તમે ધોરણો નક્કી કરો છો અને પરિણામોની સમીક્ષા કરો છો), સ્તર 4 (તમે અન્યની સમજણ વિકસાવો છો). સોંપણી કરનાર સ્તર 2 અને સ્તર 3 ની સીમા પર છે. કાર્યોનું હસ્તાંતરણ શરૂ થઈ ગયું છે. ધોરણોનું હસ્તાંતરણ હજુ સંપૂર્ણપણે થયું નથી. પરિણામ એ છે કે સોંપણીથી ઉત્પાદન મળે છે, પરંતુ સ્વાયત્ત ઉત્પાદન નથી મળતું — દરેક પુનરાવર્તનને હજુ પણ તમારા મૂલ્યાંકનની જરૂર પડે છે.

અહીં સૌથી વધુ સક્રિય પૂર્વગ્રહ એ અનિવાર્ય હોવાનો ભ્રમ (illusion of indispensability) છે, જે સ્વયં-મજબૂત બનતો રહે છે. જે સોંપણી કરનાર વધુ પડતી નજીકથી નજર રાખે છે તે ક્યારેય કામ કરનારને વિકસિત થવા દેતો નથી. વિકાસનો અભાવ સોંપણી કરનારની એ માન્યતાની પુષ્ટિ કરે છે કે કામમાં તેમની સીધી સંડોવણી જરૂરી છે. આ માન્યતા વધુ નજર રાખવાનું વાજબી ઠેરવે છે. નજર રાખવાથી વિકાસ અટકે છે. આ ચક્ર ચાલુ રહે છે, અને સોંપણી કરનાર એવા તારણ પર આવે છે — જે ખોટું છે — કે વાસ્તવિક સોંપણી હજી શક્ય નથી.

ત્યાં એક વધુ શાંત જોખમ પણ છે: નિયંત્રણનો પૂર્વગ્રહ (control bias). સોંપણી કરનાર શા માટે સતત નજર રાખે છે તેનું કારણ અંશતઃ ગુણવત્તા અને અંશતઃ ઓળખ છે. કામ ગર્વ અને અર્થનો સ્ત્રોત રહ્યું છે. બીજા કોઈને તે અપૂર્ણ રીતે કરતા જોવું એ એવી રીતે અસ્વસ્થ કરે છે જે ગુણવત્તાના મુદ્દાથી પણ આગળ વધે છે. આ અગવડતા અતિ-સંડોવણી પેદા કરે છે, જે સોંપણીને સફળ થતા અટકાવે છે. આ કોઈ વ્યક્તિત્વની ખામી નથી. આ એવા કામને છોડવાની માળખાકીય મુશ્કેલી છે જે અત્યાર સુધી તમારી ઓળખનો એક ભાગ રહ્યું છે.

તણાવ

તમે જે તણાવમાંથી પસાર થાઓ છો તે વિશ્વાસ અને નિયંત્રણ વચ્ચેનો છે. પરિપક્વ સોંપણીમાં તેઓ ખરેખર વિરોધી નથી — સારી રીતે બનેલી સિસ્ટમ્સ એવું વિશ્વાસપાત્ર ઉત્પાદન આપે છે જેમાં ભારે દેખરેખની જરૂર હોતી નથી. પરંતુ પ્રારંભિક તબક્કામાં, ધોરણોનું દસ્તાવેજીકરણ થાય અને કામ કરનારાઓ માપાંકિત થાય તે પહેલાં, તમારે પસંદ કરવું પડશે. બહુ વહેલો વિશ્વાસ પસંદ કરો તો કામ બગડે છે. બહુ લાંબા સમય સુધી નિયંત્રણ પસંદ કરો તો સોંપણી ક્યારેય પરિપક્વ થતી નથી.

આમાં પદ્ધતિનો જવાબ એ છે કે ધોરણોને લખી નાખો અને અત્યાર સુધી સીધી દેખરેખ જે કામ કરતી હતી તે કામ ધોરણોને કરવા દો. જ્યારે માપદંડો સ્પષ્ટ હોય અને ઉદાહરણો ટીકાત્મક નોંધ સાથે હોય, ત્યારે કામ કરનાર વ્યક્તિ એ જ ધોરણો સામે સ્વ-મૂલ્યાંકન કરી શકે છે જેનો તમે ઉપયોગ કર્યો હોત. તમારી ભૂમિકા દરેક ઘટનાનું મૂલ્યાંકન કરવાથી બદલાઈને ધોરણો લાગુ કરવામાં આવી રહ્યા છે કે કેમ તેની ખાતરી કરવા તરફ શિફ્ટ થાય છે. આ સ્તર 2 થી સ્તર 3 તરફનું માળખાકીય પગલું છે, અને આ એ જ પગલું છે જે સોંપણી કરનારે સૌથી વધુ લેવાની જરૂર છે.

ભેટ

એકવાર સિસ્ટમમાં વિશ્વાસ જળવાઈ જાય પછી તમારી પાસે જે છે તે ક્ષમતાનો ગુણાકાર છે. તમારી અંતર્દૃષ્ટિ, જો યોગ્ય રીતે હસ્તાંતરિત થાય, તો અમલીકરણના બહુવિધ પ્રવાહોને માર્ગદર્શન આપી શકે છે. તમારો નિર્ણય લેવાની ક્ષમતા દરેક પ્રોજેક્ટમાં તમારી સીધી સંડોવણી વિના ઘણા પ્રોજેક્ટ્સમાં ભૂલો અટકાવી શકે છે. તમારી પેટર્ન ઓળખવાની ક્ષમતા અન્ય લોકોના ભણતરને વેગ આપી શકે છે, જેથી સમય જતાં દરેક કાર્યમાં તમારી વ્યક્તિગત ભાગીદારી પર સંપૂર્ણપણે આધાર રાખવાને બદલે ટીમની ક્ષમતા વધે છે.

આ જ એ લાભ (leverage) છે જેના તરફ પદ્ધતિ શરૂઆતથી ઇશારો કરી રહી છે. વ્યક્તિગત અમલીકરણ તમારી અસરને તમારા કલાકોની મર્યાદાઓ સુધી સીમિત કરે છે. યોગ્ય રીતે કરવામાં આવેલ સોંપણી એ મર્યાદા દૂર કરે છે. જે સોંપણી કરનાર આમાંથી પસાર થાય છે તે એવો વ્યવસાયિક બની જાય છે જેની સમજણ અન્યના કામ દ્વારા બહુવિધ રીતે વધે છે — અને જેનો પ્રભાવ તેમના પોતાના હાથ જે પેદા કરી શકે તેના કરતા ઘણો આગળ વિસ્તરે છે.

આગલું પગલું

આગામી 14 દિવસોમાં, એક સોંપાયેલા કાર્ય માટે ચાર સ્તરો (Four Layers) લખો અને પછી તેના આગલા પુનરાવર્તનને જવા દો. સ્પષ્ટપણે દસ્તાવેજ કરો: પૂર્ણ થયેલું કેવું દેખાય છે? તેને ઉત્તમ, પૂરતું કે ખરાબ શું બનાવે છે? તે શા માટે મહત્વનું છે? સામાન્ય જાળ કઈ છે? પછી, જ્યારે તે કાર્યનું આગલું પુનરાવર્તન વિતરિત થાય, ત્યારે તમારા મગજમાં રહેલા સંસ્કરણને બદલે લેખિત ધોરણો સામે તેનું મૂલ્યાંકન કરો. જો તે લેખિત ધોરણોને પૂર્ણ કરે છે, તો તે સ્વીકાર્ય છે — ભલે તમે તેને થોડી અલગ રીતે કર્યું હોત. ખાસ કરીને જો તમે તેને થોડી અલગ રીતે કર્યું હોત.

મોટાભાગના સોંપણી કરનાર આ પગલામાં જે જાળમાં ફસાય છે તે એ છે કે જો કામ દસ્તાવેજીકૃત ધોરણોને પૂર્ણ કરતું હોય તો પણ કોઈપણ રીતે પરિણામને ફરીથી લખવું. તેનું વાજબીપણું સામાન્ય રીતે એ હોય છે કે ધોરણોમાં કોઈ એવી ચોક્કસ મહત્વની બાબતનો સમાવેશ નહોતો. જો તે સાચું છે, તો ધોરણો અપડેટ કરો — ચુપચાપ કામ ફરીથી લખશો નહીં. ધોરણો એક કરાર છે. જો કરાર અપૂરતો હોય, તો કરાર સુધારો. તે ખામીને તમારા પોતાના કલાકોમાં સમાવીને તેનું ઉલ્લંઘન કરશો નહીં.

તમારા મફત મૂલ્યાંકનમાંથી આ એક પગલું છે. સંપૂર્ણ વ્યક્તિગત પ્રોફાઇલ (Personal Profile) તમારો છ-ક્ષેત્રનો સંસાધન નકશો દર્શાવે છે જેમાં એ વાત પર ધ્યાન આપવામાં આવે છે કે શું તમારી સોંપણી વિવિધ પરિમાણોમાં બચત પેદા કરી રહી છે કે છુપી ખાધ, ધોરણોનું હસ્તાંતરણ થતાં સોંપાયેલું કામ તમારા સાબિત થયેલ પ્રભાવ (Demonstrated Impact) અને સુસંગત જોડાણ (Consistent Alignment) ને કેવી રીતે અસર કરે છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરતા તમારા વિશ્વાસનું સૂત્ર (Trust Formula) નો સ્કોર, સોંપણી કરનાર તબક્કા માટે પૂર્વગ્રહ-વિશિષ્ટ ચેતવણીઓ (અનિવાર્ય હોવાનો ભ્રમ, નિયંત્રણનો પૂર્વગ્રહ, જ્ઞાનનો શ્રાપ, એટ્રિબ્યુશનની ભૂલો), અને 90-દિવસની શ્રેણી જે પ્રથમ ચાર સ્તરના દસ્તાવેજને બહુવિધ કાર્યોમાં કાર્યરત સોંપણી સિસ્ટમમાં ફેરવે છે. જો એક જ પગલું ઉપયોગી છે, તો સંપૂર્ણ નિદાન એ છે જ્યાં ખરેખરું કામ થાય છે.